Die Eisenhower-Matrix

Methoden-Montag: Die Eisenhower-Matrix – Klarheit im Aufgabenmanagement

Die Eisenhower-Matrix ist ein echter Klassiker – und den meisten von euch wahrscheinlich bereits bekannt. Dennoch darf sie in meinem Methoden-Montag nicht fehlen. Denn sie gehört zu den effektivsten und zugleich einfachsten Zeitmanagement-Methoden, um Prioritäten zu setzen, den Überblick zu behalten und die eigene Zeit gezielt einzusetzen. Gerade im heutigen Arbeitsalltag, in dem Aufgaben, Mails und Meetings scheinbar kein Ende nehmen, ist sie ein wertvolles Tool, um Ruhe, Struktur und Fokus in die tägliche To-do-Liste zu bringen.

Was ist die Eisenhower-Matrix?

Das Eisenhower-Prinzip, benannt nach dem ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower, gehört zu den bekanntesten Ansätzen im Aufgabenmanagement. Es basiert auf der Erkenntnis, dass nicht alle Aufgaben gleich wichtig sind – und dass Dringlichkeit nicht automatisch Priorität bedeutet.

Oft wird Eisenhower ein Zitat zugeschrieben, das die Methode prägnant beschreibt:

„I have two kinds of problems: the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.“

(zugeschrieben Dwight D. Eisenhower, zitiert nach einer Rede 1954 vor dem World Council of Churches)

Ob die Worte tatsächlich von ihm selbst stammen, ist historisch nicht eindeutig belegt. Sicher ist jedoch: Dieses Prinzip hat die Grundlage für eine der wirkungsvollsten Zeitmanagement-Methoden gelegt.

Die Eisenhower-Matrix ordnet Aufgaben nach zwei Dimensionen:

• Wichtigkeit: Trägt die Aufgabe wirklich zu meinen Zielen, meinem Erfolg oder meiner Zufriedenheit bei?

• Dringlichkeit: Muss sie sofort erledigt werden, weil sie sonst negative Konsequenzen hätte?

Daraus entstehen vier Quadranten:

1. Wichtig und dringend → Sofort selbst erledigen

2. Wichtig, aber nicht dringend → Terminieren und gezielt einplanen

3. Dringend, aber nicht wichtig → Delegieren

4. Weder wichtig noch dringend → Eliminieren bzw. nicht bearbeiten

Aufbau und Anwendung der Eisenhower-Matrix

Die Eisenhower-Matrix lässt sich leicht umsetzen – auf Papier, Whiteboard oder digital. Entscheidend ist, alle Aufgaben sichtbar zu machen und anschließend bewusst zu sortieren.

So gehst du vor:

1. Sammle alle anstehenden Aufgaben (z. B. in einer Inventurliste).

2. Bewerte jede Aufgabe nach Wichtigkeit und Dringlichkeit.

3. Ordne sie in die vier Quadranten der Matrix ein.

4. Handle gezielt: Sofort erledigen, terminieren, delegieren oder eliminieren.

Diese klare Struktur hilft, das Wesentliche von Unwichtigem zu trennen. Besonders hilfreich ist sie, wenn du dazu neigst, viele kleine Aufgaben schnell abzuhaken – aber dabei strategische, langfristige Themen liegenbleiben.

Best Practices für die Anwendung

• Sofort erledigen: Erledige wirklich dringende Aufgaben sofort – ohne Ablenkung. Setze dir selbst eine Deadline und bleibe fokussiert, bis sie abgeschlossen sind.

• Terminieren: Plane für wichtige, aber nicht dringende Themen feste Zeitfenster ein – etwa für Strategiearbeit, Weiterbildung oder Kulturentwicklung. Blocke diese Zeiten im Kalender und halte sie konsequent frei.

• Delegieren: Gib Aufgaben, die dringend, aber nicht wichtig sind, gezielt weiter. Wähle die passende Person, formuliere klare Erwartungen und überprüfe regelmäßig den Fortschritt.

• Eliminieren: Streiche Aufgaben, die keinen echten Mehrwert bringen. Lerne, bewusst „Nein“ zu sagen, und verabschiede dich von Perfektionismus bei Nebensächlichkeiten.

Der Ablauf im Coaching

In meiner Coaching-Praxis nutze ich die Eisenhower-Matrix häufig, wenn Klient:innen über Überforderung oder Zeitdruck sprechen. Ein Beispiel: Eine Klientin, die neu in einer Führungsrolle war, fühlte sich dauerhaft überlastet, weil sie zu viele Aufgaben selbst übernahm. Gemeinsam erstellten wir eine Inventurliste ihrer typischen Tätigkeiten und ordneten diese in die Matrix ein.

Das Ergebnis:

• Sie erkannte klar, welche Aufgaben sie sofort selbst erledigen sollte,

• welche sie terminieren oder vorbereiten konnte,

• welche sie delegieren durfte,

• und welche sie getrost streichen konnte.

Dadurch gewann sie spürbar mehr Struktur, Fokus und Selbstwirksamkeit – und konnte ihre Führungsaufgaben mit mehr Leichtigkeit wahrnehmen.

Warum die Eisenhower-Matrix so wirkungsvoll ist

Die Eisenhower-Matrix wirkt, weil sie Klarheit schafft – und Klarheit reduziert Stress. Sie zwingt uns, bewusst zu reflektieren, anstatt impulsiv zu handeln. Viele Menschen arbeiten reaktiv: Sie reagieren auf E-Mails, Anrufe oder Anfragen, ohne sich zu fragen, ob diese Aufgaben wirklich wichtig sind.

Die Matrix hilft, genau diesen Automatismus zu durchbrechen. Sie stärkt die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und Entscheidungen zu treffen – was nicht nur praktisch, sondern auch psychologisch wirksam ist. Wer bewusst priorisiert, erlebt Kontrolle und Orientierung – zentrale Faktoren für Motivation, Zufriedenheit und Selbstmanagement.

Im Coaching-Kontext fördert die Methode außerdem Themen wie Delegation, Abgrenzung und Führungskompetenz. Sie visualisiert, dass „Nein sagen“ oder „Abgeben“ keine Schwäche ist, sondern Teil einer gesunden Führungskultur.

Viele Klient:innen beschreiben nach der Arbeit mit der Matrix ein Gefühl von Erleichterung, Klarheit und Fokus.

Für wen eignet sich die Eisenhower-Matrix?

Die Eisenhower-Matrix eignet sich für alle, die viele Aufgaben gleichzeitig jonglieren – und bewusster priorisieren möchten. Besonders hilfreich ist sie für:

• Führungskräfte, die operative und strategische Themen ausbalancieren

• Projektleitende, die Aufgaben und Teamressourcen strukturieren wollen

• Selbstständige und Unternehmer:innen, die klare Prioritäten im Business-Alltag setzen müssen

• Personen in Veränderungsprozessen, die Klarheit über ihre Schwerpunkte gewinnen möchten

Auch im privaten Bereich kann sie unterstützen – z. B. bei Wochenplanung oder persönlichen Projekten.

Fazit: Eine einfache Methode mit großer Wirkung

Die Eisenhower-Matrix ist ein bewährtes Coaching-Tool und eine der wirksamsten Methoden im modernen Zeitmanagement. Sie ist leicht anzuwenden, aber tiefgreifend in ihrer Wirkung: Sie fördert Bewusstsein, Fokus und Selbstverantwortung.

Ob im Coaching, in der Führung oder im persönlichen Alltag – sie erinnert uns daran, dass nicht alles, was dringend erscheint, auch wirklich wichtig ist.

Vielleicht ist jetzt genau der richtige Moment, innezuhalten und bewusst zu entscheiden, welche Aufgaben wirklich zählen –und welche du loslassen darfst.

👉 Gerne unterstütze ich dich dabei, Klarheit und Balance in deinen (Arbeits-)Alltag zu bringen. Buche hierfür ein kostenloses Erstgespräch und wir schauen gemeinsam, wie ich dich unterstützen kann.

Eure Johanna